Afdelingen met een TOPGGz-keurmerk voldoen aan strenge eisen. Afdelingen moeten aantonen dat zij zeer gespecialiseerde patiëntenzorg combineren met het ontwikkelen van nieuwe behandelmethoden, wetenschappelijk onderzoek en structurele kennisoverdracht. We bespreken altijd alle criteria met de afdeling. Het neemt ongeveer een half jaar in beslag om de gehele procedure te doorlopen.
Strenge eisen
Om in aanmerking te komen voor het TOPGGz-keurmerk moeten afdelingen voldoen aan 14 criteria. Deze criteria hebben betrekking op hoogspecialistische patiëntenzorg, onderzoek, ontwikkeling van nieuwe behandelmethoden en kennisoverdracht. Afdelingen moeten aantonen dat zij voldoen aan deze criteria.
Procedure, planning en aanmelding
Om het keurmerk te verwerven en te behouden doorlopen afdelingen een beoordelingsproces dat ongeveer een half jaar duurt. Voordat een nieuwe afdeling zich kan aanmelden vindt een indicatiegesprek plaats. Daarna kan de afdeling met het bureau een visitatiedatum plannen. Voor afdelingen die al het TOPGGz-keurmerk voeren, vindt automatisch een hervisitatie plaats na vier jaar. De afdeling voert uiterlijk acht weken voordat de visitatie plaatsvindt een interne audit uit. Daarna vindt de visitatie plaats waarbij alle criteria worden besproken met de afdeling. De visitatiecommissie adviseert vervolgens het TOPGGz-bestuur over het wel of niet toekennen van het TOPGGz-keurmerk.
Begeleiding
Indicatiegesprek
Voorafgaand aan een eerste visitatie vindt altijd een indicatiegesprek plaats. De afdeling vult vooraf het quick scan formulier in. Op basis daarvan bekijken we in een open gesprek gezamenlijk of een afdeling een reële kans maakt het keurmerk te verwerven.
Informatiebijeenkomsten
Het TOPGGz-bureau biedt begeleiding bij het voorbereiden van het visitatieproces. Jaarlijks organiseren we informatiebijeenkomsten. We informeren aan welke eisen een afdeling moet voldoen. En we lichten toe hoe een afdeling kan aantonen dat zij voldoen aan de eisen en welke stappen zij moeten ondernemen om het visitatieproces in gang te zetten.
Geïnteresseerd in het verwerven van het TOPGGz-keurmerk? Of in voorbereiding op een (her)visitatie? Meer informatie vind je in de webvideo 'Hoe verwerf je het TOPGGz-keurmerk? en in de presentatie en opname van de informatiebijeenkomst van 30 juni 2022.
Kosten en reglement
Kosten
Aan het verwerven van het TOPGGz-keurmerk zijn kosten verbonden. Jaarlijks stelt het TOPGGz-bestuur de Contributieregeling vast. De kosten zijn onderverdeeld in eenmalige kosten (entree fee), kosten voor de visitatie (een keer per vier jaar) en contributie (jaarlijks). Voor 2022 gelden de volgende bedragen:
- De eenmalige entree fee is €10.000;
- De visitatiekosten zijn afhankelijk van het aantal afdelingen dat bezocht wordt: één afdeling €8.000, twee afdelingen €10.000, drie afdelingen €13.000 en vier afdelingen €15.000;
- De jaarlijkse contributie bestaat uit een instellings- en afdelingscontributie. De instellingscontributie is €13.333. De afdelingscontributie is afhankelijk van de grootte van de afdeling en varieert van €4.812 voor een kleine afdeling (tot 40 fte) tot €12.030 voor een zeer grote afdeling (voor 150 fte en meer).
Reglement beeldmerk TOPGGz
Het TOPGGz-keurmerk is een geregistreerd bjj het BOIP-merkenregister onder nummer 0848889.
In het Reglement gebruik TOPGGz-keurmerk voor communicatieve doeleinden is vastgelegd onder welke voorwaarden het TOPGGz-beeldmerk gebruikt mag worden.
Visitatiecommissie
De visitatiecommissie TOPGGz is verantwoordelijk voor het beoordelen van de afdelingen (de te visiteren eenheden).
Vier keer per jaar komt de visitatiecommissie bijeen om alle visitaties te bespreken. De visitatiecommissie staat onder leiding van de voorzitter, prof. dr. Jos Egger. Prof. dr. Jan Spijker en prof. dr. Wouter Staal zijn de vice-voorzitters.
De commissie bestaat uit zeer ervaren visitatoren met verschillende disciplines en alle visitatoren zijn senior professionals. Alle leden onderschrijven een gedragscode waarin zij hun neutraliteit, professionaliteit en integriteit garanderen. Tevens wordt de Code Belangenverstrengeling van de Gezondheidsraad gehanteerd om te voorkomen dat er belangenverstrengeling optreedt.
Voor elke visitatie wordt een visitatieteam samengesteld die de visitatie daadwerkelijk uitvoert. Elk visitatieteam bestaat uit een van de voorzitters van de visitatiecommissie, de directeur of senior adviseur van de stichting, twee leden uit de visitatiecommissie en een van de ambtelijk secretarissen.
Wordt het keurmerk altijd toegekend?
Een visitatieproces kan leiden tot het toekennen van het TOPGGz-keurmerk maar evengoed tot het niet toekennen. Als een afdeling bij een eerste visitatie niet blijkt te voldoen aan de criteria, dan dient de afdeling opnieuw beoordeeld te worden op het moment dat zij meent wel aan de criteria te voldoen. Zij moet daarmee opnieuw het gehele visitatieproces doorlopen.
Als er bij een hervisitatie geconstateerd wordt dat de afdeling niet meer aan alle criteria voldoet, wordt er een zogenaamd ‘herstelbeleid’ ingesteld. Dit is een respijtperiode van een half jaar waarin de afdeling de tijd krijgt om alsnog aan alle criteria te voldoen. Dit wordt opnieuw getoetst door de visitatiecommissie. Als de afdeling weer blijkt te voldoen, wordt alsnog het keurmerk opnieuw toegekend. Als de afdeling dan nog niet voldoet, wordt het keurmerk daadwerkelijk ingetrokken.
Afdelingen die het keurmerk hebben, zijn altijd verplicht (conform de criteria) relevante wijzigingen die van negatieve invloed kunnen zijn op het voldoen aan de criteria binnen één maand te melden aan de visitatiecommissie. Die beoordeelt of er een ‘herstelbeleid’ wordt ingesteld. Dit herstelbeleid wordt, zoals hierboven beschreven, beoordeeld.
Soms hebben de wijzigingen op een afdeling een dermate grote impact dat het niet te verwachten is dat een herstelbeleid van een half jaar leidt tot het weer voldoen aan de criteria. Dan wordt een instelling geadviseerd het keurmerk voor de afdeling in te leveren. Ook kan de visitatiecommissie van TOPGGz op basis van deze informatie besluiten het keurmerk in te trekken. Deze afdelingen zullen na dit besluit niet meer aan te treffen zijn in het overzicht van alle TOPGGz-afdelingen.
In de praktijk komen al deze situaties voor.
Als een instelling het niet eens is met het door het bestuur genomen besluit inzake de toekenning van het TOPGGz-keurmerk aan een afdeling (zowel bij een eerste visitatie als bij een hervisitatie), dan kan een beroep gedaan worden op de bezwaar- en beroepsprocedure.
Toekenning TOPGGz-keurmerk
Als het bestuur een positief advies van de visitatiecommissie overneemt en het TOPGGz-keurmerk toekent aan de betreffende afdeling, wordt deze daarvan door de directeur op de hoogte gesteld. De afdeling mag dan vanaf dat moment het keurmerk voeren conform een reglement.
Het TOPGGz-visitatieweb
Voor de beoordeling van de criteria wordt het TOPGGz-visitatieweb gebruikt. Dit internetinstrument is ontwikkeld om het visitatieproces goed te laten verlopen. Na aanmelding voor visitatie krijg je, bij de start van het visitatieproces als contactpersoon van de gevisiteerde eenheid, de inloggegevens voor het visitatieweb.