English version
Zoeken:

Veel gestelde vragen Keurmerk TOPGGz

In deze rubriek zijn de meest gestelde vragen over TOPGGz opgenomen worden, zodat u snel en gemakkelijk een antwoord op uw vraag kunt vinden. Staat uw vraag er niet bij, dan kunt u deze stellen via het formulier bij ‘informatie en advies’. U krijgt dan binnen 2 werkdagen van ons een antwoord.
De vragen zijn gerubriceerd naar de volgende onderwerpen:  Criteria en keurmerk, visitatie en planning en lidmaatschap.
 
Criteria en Keurmerk
Vraag: Krijgt de instelling een keurmerk of de afdeling?
Antwoord: De afdeling krijgt een keurmerk. De instelling niet. Zij heeft vooral een randvoorwaardelijke rol.
 
Vraag: Is er nog steeds een TOPGGz keurmerk aspirant?
Antwoord: Neen, op basis van de opgedane ervaring bleken er geen onderscheidende criteria te zijn op basis waarvan een keurmerk aspirant verstrekt kon worden. Derhalve is besloten dit keurmerk niet meer te hanteren.
 
Vraag: Wordt er nog een verschil gemaakt tussen kleine gespecialiseerde ggz-instellingen en  grote brede instellingen?
Antwoord: Neen, niet meer. Immers, de afdeling wordt beoordeeld en het maakt niet uit of deze onderdeel is van een grote brede instelling of een kleine gespecialiseerde. Deze instellingen moeten ook allemaal aan dezelfde instellingscriteria voldoen.
 
Vraag: Waarom zijn er dan behalve afdelingscriteria ook instellingscriteria?
Antwoord: Met de afdelingscriteria wordt getoetst of de afdeling voldoet aan de eisen voor een topklinische afdeling. Met de instellingscriteria wordt getoetst of de instelling de topklinische afdeling(en) faciliteert en ondersteunt en daarmee de topklinische patiëntenzorg op langere termijn garandeert. Daarom wordt niet alleen gekeken naar de afdeling, maar ook naar de instelling.
 
Vraag: Moet een instelling nog steeds minimaal 3 topklinische afdelingen hebben?
Antwoord: Neen, dat is niet nodig. We kijken naar de afdeling en de ondersteunende, faciliterende rol van de instelling. Het maakt niet uit hoeveel afdelingen er topklinisch zijn binnen een instelling.
 
Vraag: Wat wordt bedoeld met het begrip ‘afdeling’?
Antwoord: In de inleiding van de afdelingscriteria wordt dit begrip omschreven.
 
Vraag: Hoe kan ik een eerste inschatting maken of mijn afdeling aan de criteria voor een TOPGGz-keurmerk voldoet?
Antwoord: Door de criteria door te nemen. U kunt hierbij gebruik maken van de Quick Scan formulieren (Quick Scan voor instelling en Quick Scan voor een afdeling). U moet er wel op letten dat sommige criteria zwaarwegend zijn (de criteria met een vinkje), hier moet uw afdeling altijd aan voldoen. Let op, het is een persoonlijke inschatting.  
 
Vraag: Kan er afgeweken worden van de criteria?
Antwoord: Neen, de huidige criteria zijn vastgesteld voor een periode van 2 jaar en gelden vanaf 1 januari 2009. Mochten er situaties zijn waarin de criteria niet voorzien, dan kunt u hierover contact opnemen met de directeur drs. Ellen S.G. Mogendorff.
 
 Vraag: Is het merk TOPGGz geregistreerd?
Antwoord: Ja, het keurmerk TOPGGz is geregistreerd bij het Benelux-Bureau voor de Intellectuele Eigendom onder depotnummer: 1160088. 
 
Vraag: Op welke wijze kan en mag een afdeling een TOPGGz-keurmerk dat aan haar is toegekend gebruiken?
Antwoord: Voor het gebruik en toepassing (en controle hierop) van een TOPGGz-keurmerk is een reglement opgesteld. 
 
Vraag: Wanneer hoort een afdeling of zij een TOPGGz-keurmerk heeft verworven?
Antwoord: Binnen 2 weken nadat het bestuur van de Stichting Topklinische GGz een besluit heeft genomen (procedure, fase 9). 
 
 
Visitatie en planning 
Vraag: Wanneer kan mijn instelling gevisiteerd worden?
Antwoord: U kunt op de website bij keurmerken/planning de visitatiedata voor 2010 vinden die bestemd zijn voor nieuwe instellingen. Indien u het aanmeldingsformulier hebt ingestuurd en u heeft een positief advies gekregen om het proces te continueren met de interne audit’s, dan kunt u één (voor maximaal 3 afdelingen) of twee dagen (voor maximaal 6 afdelingen) reserveren via een email naar Marina Laureau. Het is echter zo dat pas na de beoordeling van de interne audit en bijbehorende documenten definitief besloten wordt of de visitatie doorgaat. Pas dan wordt de visitatiedatum definitief.
 
Vraag: Wanneer moet mijn instelling één en wanneer twee dagen reserveren voor de visitatie?
Antwoord: Indien uw instelling maximaal 3 afdelingen voordraagt voor visitatie kunt u volstaan met het reserveren van 1 dag. Voor 4-6 afdelingen dient u 2 dagen te reserveren. 
 
Vraag: Hoe ziet het programma van een visitatiedag er uit? 
Antwoord: Afhankelijk van het exacte aantal afdelingen wordt in overleg met de coördinator van de instelling het programma ingevuld. Gemiddeld wordt 1,5 uur per afdeling uitgetrokken. De visitaties starten om 12.00 in de middag en gaan door tot begin van de avond. Dit heeft te maken met het voorkomen van fileproblemen.
 
Vraag: Worden alle afdelingen op locatie gevisiteerd? 
Antwoord: Neen, de visitatie vindt plaats op een centrale plek binnen de organisatie. Op deze plek ontvangt de commissie de delegatie van o.a. de te visiteren afdelingen. Het kan zo zijn dat er (op indicatie) wel een afdeling op locatie wordt gevisiteerd, maar dat wordt dan van te voren kenbaar gemaakt. 
 
Vraag: Wanneer moeten alle documenten voor de visitatie bij de stichting zijn? 
Antwoord: Alle documenten (inclusief de zelfevaluatie) dienen uiterlijk 6 weken voor de gereserveerde visitatiedatum in ons bezit te zijn. Vanzelfsprekend ontvangt u hiervan een bevestiging.  Hoe alles aangeleverd moet worden staat vermeld in de instructie bovenaan het interne auditformulier. Deze aanwijzingen dienen strikt opgevolgd te worden.
 
Vraag: Kan elke afdeling zelf zijn documenten en resultaten van interne audit bij de stichting inleveren? 
Antwoord: Neen, de contactpersoon van de instelling dient alles te verzamelen en ineens aan de stichting te verzenden. Dit om te voorkomen dat er fouten gemaakt worden of dat er dingen ontbreken. Indien er maar 1 afdeling opteert voor een keurmerk is het ook mogelijk dat de contactpersoon van die betreffende afdeling alles coördineert (dus ook de instellingscriteria).
 
Vraag: Wanneer is de visitatiedatum definitief? 
Antwoord: De datum wordt bevestigd op het moment dat alle documenten van de interne audit’s beoordeeld zijn door het Dagelijks Bestuur van de Visitatiecommissie en er ‘groen licht’ gegeven wordt voor de visitatie. Deze bevestiging krijgt u uiterlijk 6 weken voor de betreffende datum (zie ook procedure). 
 
Vraag: Hoeveel kost een visitatie?
Antwoord: Dat hangt af om hoeveel afdelingen het gaat. U kunt bij aanmelding de contributieregeling opvragen met daarbij de kosten voor visitatie.
 
Vraag: Wanneer moeten de kosten voor visitatie betaald worden? 
Antwoord: Op het moment dat de visitatie bevestigd is (uiterlijk 6 weken voor de betreffende datum) wordt een factuur gestuurd. Deze dient voorafgaand aan de visitatie voldaan te zijn. Dit is dus onafhankelijk van het resultaat van de visitatie. 
 
Vraag: Wat zijn de belangrijkste richtlijnen voor het aanleveren van de documenten van de interne audit?
Antwoord: De afdeling en de instelling dienen altijd het door ons aangeboden formulier te gebruiken en in te vullen aangevuld met alleen relevante documenten van een hoog kwalitatief niveau. Hierbij geldt het credo ‘less is more’. Het is de verantwoordelijkheid van de instelling/ afdeling om de visitatiecommissie in relatief kort tijdsbestek te overtuigen van het feit dat zij aan een criterium voldoet.
 
Vraag: Hoe vindt de afstemming plaats tussen de visitatiecommissie en de instelling?
Antwoord: Elke instelling geeft op het aanmeldingsformulier een contactpersoon aan. Hiermee worden alle zaken afgestemd. Hij/zij wordt als aanspreekpunt beschouwd. 
 
 
Lidmaatschap
Vraag: Wij overwegen als instelling het proces te starten om een keurmerk te verwerven en lid te worden. Met wie kunnen wij dat bespreken?
Antwoord: Als u serieus belangstelling heeft en u heeft het aanmeldingsformulier ingestuurd wordt u automatisch uitgenodigd voor een indicatiegesprek (ten kantore van GGZ Nederland in Amersfoort). Het is dan handig als in ieder geval de beoogd coördinator van het proces en de raad van bestuur hierbij aanwezig is. Doel van dit gesprek is u goed te informeren over TOPGGz en u aan de hand van de criteria een advies te geven omtrent het wel dan niet continueren van het proces.
 
Vraag: Wat kost het lidmaatschap?
Antwoord: Er is een contributieregeling vastgesteld. Deze regeling bestaat uit 4 elementen: de visitatiekosten (te voldoen voorafgaand aan de visitatie), de entreefee (een eenmalige bijdrage, te voldoen als een keurmerk wordt toegekend), de contributie (deze wordt jaarlijks vastgesteld en dient ook voldaan te worden nadat een keurmerk is verstrekt en het toewijzen van minimaal 2 leden aan de visitatiecommissie die onbezoldigd participeren in het visitatieproces.
 
Vraag: Wat hebben mijn professionals aan het lidmaatschap?
Antwoord: Zij krijgen toegang tot het besloten deel van de website, waarop alle informatie te vinden is die het resultaat is van de commissies. Zij worden uitgenodigd om deel te nemen/ te gaan participeren in de verschillende commissies en zo mee helpen de doelstellingen te realiseren. Ook is het de bedoeling om activiteiten te organiseren voor professionals m.b.t. verschillende onderwerpen. Nu al blijkt dat er een bundeling en uitwisseling van kennis en expertise ontstaat en dat dit vooral bij professionals erg stimulerend werkt.
 
Vraag: Wat heeft mijn organisatie er aan om een TOPGGz-keurmerk te verwerven?
Antwoord: Uw instelling kan dan met haar specifieke afdelingen die dat keurmerk hebben als zodanig naar buiten treden.  O.a. via de website www.topggz.nl bij ‘wie is waar goed in’, waar informatie over deze afdelingen ontsloten wordt. Dit is ondersteunend voor uw imago en geeft u de gelegenheid zich ook te profileren als topklinische afdeling. De stichting heeft als doel om te realiseren dat topklinsiche ggz op structurele wijze gefinancierd wordt. Ook heeft zij zich tot doel gesteld onderzoek en innovatie te stimuleren en te bevorderen en waar mogelijk financieel te faciliteren. Het is echter nog niet duidelijk of en op welke wijze dit kan gebeuren.
 
Vraag: Kan het lidmaatschap ook op elk moment worden opgezegd?
Antwoord: Neen, het lidmaatschap gaat in op het moment dat een keurmerk wordt uitgereikt. Voor een erkend TOPGGz-keurmerk geldt dat dit lidmaatschap dan in principe 4 jaar duurt  tot aan het moment van hervisitatie). Indien een instelling het lidmaatschap niet wil continueren na verloop van de termijn dient dit uiterlijk 3 maanden van te voren schriftelijk te worden opgezegd.