Veel gestelde vragen

In deze rubriek zijn de meest gestelde vragen over TOPGGz opgenomen, zodat u snel en gemakkelijk een antwoord op uw vraag kunt vinden. Staat uw vraag er niet bij, dan kunt u deze stellen via het formulier bij ‘informatie en advies’. Wij streven ernaar u binnen twee werkdagen te antwoorden.

De vragen zijn gerubriceerd naar de volgende onderwerpen: Criteria en keurmerk, visitatie en planning en lidmaatschap.

Criteria en Keurmerk

Vraag: Krijgt de instelling een keurmerk of de afdeling?
Antwoord: De afdeling krijgt een keurmerk, niet de instelling. De instelling wordt geacht vooral een randvoorwaardelijke rol te vervullen m.b.t. de voorgedragen afdelingen en moet aan de instellingscriteria voldoen.

Vraag: Wordt er nog een verschil gemaakt tussen kleine gespecialiseerde ggz-instellingen en  grote brede instellingen?
Antwoord: Neen. Immers, de afdeling wordt beoordeeld en het maakt niet uit of deze onderdeel is van een grote brede instelling of een kleine gespecialiseerde. Deze instellingen moeten ook allemaal aan dezelfde instellingscriteria voldoen.

Vraag: Kunnen alleen afdelingen van geïntegreerde ggz-instellingen een keurmerk verwerven?
Antwoord: Neen, iedere afdeling van elk soort ggz instelling, evenals een afdeling van een UMC of een ziekenhuis (PAAZ), kan het TOPGGz keurmerk verwerven.

Vraag: Waarom zijn er behalve afdelingscriteria ook instellingscriteria?
Antwoord: Met de afdelingscriteria wordt getoetst of de afdeling voldoet aan de eisen voor een topklinische afdeling. Met de instellingscriteria wordt getoetst of de instelling de topklinische afdeling(en) faciliteert en ondersteunt en daarmee de topklinische patiëntenzorg op langere termijn borgt. Daarom wordt niet alleen de afdeling beoordeeld, maar ook de instelling.

LET OP: Vanaf 2017 wordt alleen nog maar de afdeling (de te visiteren eenheid) beoordeeld. De instellingsbeoordeling vervalt; het gaat immers om de vraag of de afdeling aan de criteria voor hoogspecialistische ggz voldoet. De criteria die betrekking hebben op het commitment en continuïteit van de afdeling zijn toegevoegd aan de criteria op afdelingsniveau en de onderbouwing ervan valt nog steeds onder de verantwoordelijkheid van de Raad van Bestuur van de instelling waar de betreffende afdeling onder valt.

Vraag: Waar vind ik de criteria?
Antwoord: U vindt hier de criteria 2017-2018. Ook kunt u ze vinden als u via de homepage, 'TOPGGz Keurmerk', in het uitrolmenu kiest voor 'criteria'.

Vraag: Wat wordt bedoeld met het begrip ‘afdeling’?
Antwoord: In de inleiding van de afdelingscriteria wordt dit begrip omschreven.

Vraag: Hoe kan ik een eerste inschatting maken of mijn afdeling aan de criteria voor een TOPGGz-keurmerk voldoet?
Antwoord: Door de criteria door te nemen. U kunt hierbij gebruik maken van de Quick Scan formulieren. Om in aanmerking te komen voor het keurmer moet uw afdeling aan alle criteria voldoen. Let op, het is een persoonlijke inschatting.  Voordat u een afdeling kunt aanmelden voor het visitatieproces dient er eerste een indicatiegesprek te hebben plaatsgevonden met het bureau. Op basis van dit gesprek kan een indicatie gegeven worden m.b.t. het voldoen aan de criteria. Hier kunnen geen rechten aan ontleend worden.

Vraag: Kan er afgeweken worden van de criteria?
Antwoord: Neen, de criteria zijn vastgesteld voor een periode van 2 jaar en gelden tot 1 januari 2019. Hier vindt u de criteria die gelden van 2017-2018

Vraag: Is het merk TOPGGz geregistreerd?
Antwoord: Ja, het keurmerk TOPGGz is geregistreerd bij het Benelux-Bureau voor de Intellectuele Eigendom onder depotnummer: 1160088. 

Vraag: Op welke wijze kan en mag een afdeling een TOPGGz-keurmerk dat aan haar is toegekend gebruiken?
Antwoord: Voor het gebruik en toepassing (en controle hierop) van een TOPGGz-keurmerk is een reglement opgesteld. Het kan alleen door de afdeling gebruikt worden in al haar uitingen.

Vraag: Wanneer hoort een afdeling of zij een TOPGGz-keurmerk heeft verworven?
Antwoord: Op dezelfde dag dat het bestuur van de Stichting Topklinische GGz een besluit heeft genomen (procedure). Lees hier de procedure 2017-2018.

Vraag: Wanneer krijgt een afdeling het TOPGGz keurmerk toegekend?
Antwoord: Als de afdeling en de instelling aan alle criteria voldoen.

Vraag: Wie neemt uiteindelijk het besluit tot toekenning van het keurmerk?
Antwoord: Het bestuur van de Stichting Topklinische GGz. Een voorstel hiertoe wordt voorgedragen door de visitatiecommissie aan het bestuur en door haar alleen getoetst op procedurele gronden.

Visitatie en planning

Vraag: Wanneer kan mijn afdeling/instelling gevisiteerd worden?
Antwoord: Instellingen, waarvan afdelingen een keurmerk willen verwerven, kunnen zich, nadat een indicatiegesprek heeft plaatsgevonden met het bureau, aanmelden via het aanmeldformulier en met het proces starten. Zij kunnen dan tevens visitatiedata reserveren. U kunt op de website bij keurmerken/planning de visitatiedata vinden. Indien u een beschikbare datum wilt reserveren stuurt u het volledig ingevulde aanmeldformulier toe, ondertekend door de Raad van Bestuur, of mailt u het gescande formulier naar visitatiecommissie@topggz.nl. U kunt één visitatiedag (voor maximaal 3 afdelingen) of twee dagen (voor maximaal 6 afdelingen) reserveren.

Vraag: Wanneer moet mijn instelling 1 en wanneer 2  dagen reserveren voor de visitatie?
Antwoord: Indien uw instelling maximaal 3 afdelingen voordraagt voor visitatie kunt u volstaan met het reserveren van 1 dag. Voor 4-6 afdelingen dient u 2 dagen te reserveren. 

Vraag: : Hoe ziet het programma van een visitatiedag eruit?
Antwoord: Afhankelijk van het aantal afdelingen wordt in overleg met de coördinator van de instelling het programma ingevuld. Gemiddeld wordt 1,5 uur per afdeling uitgetrokken. Een gesprek met de Raad van Bestuur maakt deel uit van de visitatie. De visitaties starten rond 10.00. Hier ziet u een voorbeeld van een visitatieprogramma voor een instelling en twee afdelingen.

Vraag: Hoe groot is het visitatieteam en hoeveel mensen kan de afdeling afvaardigen?
Antwoord: het visitatieteam bestaat uit 5 leden. De voorzitter en de directeur van de stichting, een ambtelijk secretaris en twee leden van de visitatiecommissie. De namen van deze leden worden voorgelegd aan de te visiteren instelling als het visitatieproces van start gaat. De instelling heeft dan een week om dit team te accepteren (wraking). De afdeling mag maximaal 5 mensen afvaardigen aan het beoordelingsgesprek. Dit moeten in ieder geval het afdelingshoofd zijn, de directeur/manager behandelzaken, indien aanwezig de hoogleraar, boegbeeld en senior professional. Dit dient van te voren aangegeven te zijn.

Vraag: Zijn er richtlijnen of kwalificaties voor de leden van de visitatiecommissie?
Antwoord: De leden van de visitatiecommissie hebben allen een gedragscode ondertekend. Daarnaast hanteren we een formulier Belangenverstrengeling dat ook door de Gezondheidsraad wordt gehanteerd en waarmee zoveel mogelijk wordt uitgesloten dat visitatoren in een situatie van belangenverstrengeling terecht komen. Tenslotte zijn alle visitatoren senior op hun vakgebied, goed opgeleid en voldoende ervaren om te visiteren.

Vraag: Worden alle afdelingen op locatie gevisiteerd? 
Antwoord: Neen, de visitatie vindt plaats op een centrale plaats binnen de organisatie. Op deze plek ontvangt de commissie de delegatie van o.a. de te visiteren afdelingen.

Vraag: Hoe werkt de visitatie in administratieve zin? Moeten er documenten opgestuurd worden.
Antwoord: Er wordt gewerkt met een webapplicatie www.visitatieweb-topggz.nl, hiervoor ontvangt de contactpersoon van de afdeling en de instelling een inlogcode. In deze applicatie kunnen alle criteria onderbouwd worden met een betoog en kunnen documenten worden ge-upload. Er hoeven dus nooit documenten gemaild of gestuurd te worden. Het systeem is afgeschermd en alleen toegankelijk voor leden van de visitatiecommissie en de te visiteren instelling (alleen de beide contactpersonen hebben toegang) of anderen die een rol invullen in het beoordelingsproces. Hoe het werkt vindt u in de gebruiksaanwijzing die u aantreft als u een inlogcode krijgt. Het systeem is buitengewoon eenvoudig en gebruiksvriendelijk.

Vraag: Wanneer moet de interne audit (fase 1) gereed zijn in het visitatieweb? 
Antwoord: De complete interne audit dient uiterlijk 8 weken voor de gereserveerde visitatiedatum afgerond te zijn. Bij het afsluiten van de interne audit ontvangt u een bevestiging.

Vraag: Wanneer is de visitatiedatum definitief? 
Antwoord: Nadat de interne audit (fase 1) afgesloten is, formuleert het visitatieteam het advies of er wel of geen zwaarwegende bezwaren zijn het visitatieproces te continueren. Tevens vraagt het visitatieteam om aanvullende informatie. Vervolgens besluit de instelling/afdeling om het visitatieproces wel of niet te continueren. Bij continuering is de visitatiedatum automatisch bevestigd. Lees hier de procedure 2017-2018.

Vraag: Hoeveel kost een visitatie?
Antwoord: Dat hangt af van het aantal afdelingen die voor het keurmerk worden voorgedragen. Hier ziet u de contributieregeling 2017 met daarbij het overzicht van de visitatiekosten. Deze regeling wordt jaarlijks aangepast, vraag daarom altijd om het meest recente overzicht. Facturatie van Deel A (30% van de totale visitatiekosten) geschiedt na ontvangst van het aanmeldformulier. Facturatie Deel B (70%) geschiedt als de instelling/afdeling besloten heeft het visitatieproces te continueren.

Vraag: Wat zijn de belangrijkste richtlijnen voor het aanleveren van de documenten van de interne audit?
Antwoord: De afdeling en de instelling dienen alleen relevante documenten van een hoog kwalitatief niveau te uploaden die daadwerkelijk het betreffende criterium onderbouwen. Hierbij geldt het credo ‘less is more’. Het is de verantwoordelijkheid van de instelling/ afdeling om de visitatiecommissie in relatief kort tijdsbestek te overtuigen van het feit dat zij aan de criteria voldoet.

Vraag: Hoe vindt de afstemming plaats tussen de visitatiecommissie en de instelling?
Antwoord: Elke instelling geeft op het aanmeldingsformulier een contactpersoon aan. Hiermee worden alle zaken afgestemd. Hij/zij wordt als aanspreekpunt voor de gehele instelling beschouwd.

Lidmaatschap

Vraag: Wij hebben als instelling serieuze belangstelling voor het verwerven van een of meerdere keurmerken? Met wie kunnen wij dat bespreken?
Antwoord: Indien u deze belangstelling aan ons kenbaar maakt (telefonisch of via visitatiecommissie@topggz.nl) wordt er een afspraak gemaakt  voor een indicatiegesprek (ten kantore van TOPGGz in Amersfoort). Het is van belang dat bij het indcatiegesprek de persoon aanwezig is die inhoudelijk verantwoordelijk kan zijn voor de instellingscriteria en de coördinatie van alle afdelingen op het gebied van TOPGGz op zich kan nemen. Deze persoon zal gedurende het visitatieproces opdreden als contactpersoon van de instelling. Daarnaast dient per voor te dragen afdeling de persoon aanwezig te zijn die inhoudelijk dan wel bedrijfsmatig verantwoordeljk is voor de afdeling. Deze persoon zal gedurende het visitatieproces optreden als contactpersoon van de afdelng. Doel van dit gesprek is u goed te informeren over het totale beoordelingsproces en u aan de hand van de ingevulde Quick Scan formulieren een advies te geven omtrent het al dan niet starten van het proces. Aan deze indicatie kunnen geen rechten worden ontleend.

Hier vindt u de quick scan 2017-2108

Vraag: Wat kost het lidmaatschap?
Antwoord: Er is een contributieregeling vastgesteld. Deze regeling bestaat uit 4 elementen: de visitatiekosten (te voldoen voorafgaand aan de visitatie), de entreefee (een eenmalige bijdrage, te voldoen als een keurmerk wordt toegekend), de contributie (deze wordt jaarlijks vastgesteld en dient ook voldaan te worden nadat een keurmerk is verstrekt) en het toewijzen van minimaal 1 lid aan de visitatiecommissie, die onbezoldigd participeert in de visitatiecommissie.

Vraag: Wat heeft een TOPGGz afdeling en haar professionals aan het keurmerk?
Antwoord: Uit onderzoek is gebleken dat het keurmerk bevorderend werkt op de kwaliteit van de patiëntenzorg en een positief effect heeft op het bewustzijn omtrent de resultaten van de zorg. Ook heeft het keurmerk een stimulerend effect op innovatie, wetenschap en samenwerking met andere kenniscentra.
Dit onderzoek dateert van oktober 2015. Lees hier de resultaten van het  onderzoek.
De afdelingen kunnen zich profilieren die het TOPGGz-keurmerk hebben. Duidelijk wordt dan welke afdelingen (hoog) gespecialiseerde/topklinische zorg bieden aan een specifieke doelgroep. O.a. via de website www.topggz.nl kunnen alle afdelingen gevonden worden en wordt informatie over deze afdelingen ontsloten.

Vraag: Kan het lidmaatschap ook op elk moment worden opgezegd?
Antwoord: Neen, het lidmaatschap gaat in op het moment dat een keurmerk wordt toegekend. Voor een erkend TOPGGz-keurmerk geldt dat dit lidmaatschap dan in principe 4 jaar duurt tot aan het moment van hervisitatie. Indien een instelling het lidmaatschap niet wil continueren na verloop van de termijn dient dit uiterlijk 3 maanden van te voren schriftelijk te worden opgezegd.