Om het keurmerk te verwerven of te behouden doorloopt een afdeling (gedurende de visitatieprocedure de 'te visiteren eenheid’ genoemd) een visitatieprocedure die ongeveer een half jaar duurt.
De visitatie wordt uitgevoerd door een visitatieteam. Een visitatieteam kent voor elke visitatie een andere samenstelling bestaande uit de voorzitter of een van de vice-voorzitters van de visitatiecommissie, een vertegenwoordiger van de Stichting Topklinische GGz, twee leden van de visitatiecommissie en een secretaris die het certificeringstraject ondersteunt.
De visitatiecommissie beoordeelt de kandidaat-afdeling en adviseert het bestuur van de Stichting Topklinische GGz over het wel of niet toekennen van het TOPGGz-keurmerk. Het bestuur neemt het definitieve besluit over de toekenning van het TOPGGz-keurmerk.
Een TOPGG-keurmerk is vier jaar geldig.
