Om het keurmerk te verwerven of te behouden doorloopt een afdeling (gedurende de visitatieprocedure de 'te visiteren eenheid’ genoemd) een visitatieprocedure die ongeveer een half jaar duurt.
Na aanmelding voert de te visiteren eenheid uiterlijk acht weken voordat de visitatie plaatsvindt een interne audit uit. Hierin wordt door de te visiteren eenheid de naleving van de criteria schriftelijk onderbouwd, daar waar vereist met behulp van standaard formats.
Na de interne audit vindt de daadwerkelijke visitatie plaats, waarin uitgebreid en samen met de te visiteren eenheid wordt stil gestaan bij alle criteria.
De visitatie wordt uitgevoerd door een visitatieteam. Een visitatieteam kent voor elke visitatie een andere samenstelling bestaande uit een van de voorzitters van de visitatiecommissie, de directeur, senior adviseur of manager bureau en certificering van TOPGGz, twee leden van de visitatiecommissie en een van de secretarissen van TOPGGz.
Het visitatieteam verzorgt, na hoor en wederhoor, het visitatieverslag ten behoeve van de visitatiecommissie. De visitatiecommissie beoordeelt de visitatie en adviseert het TOPGGz-bestuur over het wel of niet toekennen van het TOPGGz-keurmerk. Het bestuur neemt in de bestuursvergadering, die vier keer per jaar plaatsvindt, het definitieve besluit over de toekenning van het TOPGGz-keurmerk.
Een schematische weergave van de visitatieprocedure vind je hier.
